如何打英文的email? --開首與結尾,問候語/問候句

email
嗯,以前的工作都不需要email來往,甚至找工作也是介紹入行,没法子,小圈子@@。所以剛來到英國時,除了cover letter之外,email的回覆也很令人苦惱,
明明對方都没有太多內容,看起來總覺很得體,如果我回覆的也就一句,太難看了吧?

讀書的記憶已還給老師循環再派給下一代的學生。唯有自己再學學吧。

英文很好的你,或是習慣打英文email的你就不用看了

注意以下只是日常簡單回覆email, 與cover letter有分別,
其實就分五部分:

1.受件者

「Dear Eason, 」
「Dear Mr. Price, 」
這是根據你與他之關係,而選擇稱呼他們的姓或名字,通常第二次email就可以打名字了,除非是什麼高層,你知道,這方面外國人比亞洲人隨意得多。

如果你們的關係較為親近些,或是想隨意一些,你甚至可以:
「Hi Joey,」

如果你正send email去公司,而又不知誰看email :
「Dear Sir/ Madam,  」或
「To Whom It May Concern:」

1b.  然後可多打兩句問候語:

「Good morning, how are you? I hope you are doing well. 」

2. 如果你在回覆,找到任何機會感謝向對方致謝

「Thank you for contacting ABC Company.」或
「Thank you for your prompt reply.」或
「Thanks for getting back to me.」或
「Thanks for you email…」要是找不thanks 什麼的話-0-

2b.表明你的目的

如果你不是回覆的話,就打
「I am writing to enquire about …」或
「I am writing in reference to …」
這句I am writing to 我通常都是找工作打的,是很正式的一句。

3. 正文

4. 結束語

說完正事,就可多打幾句廢話,啊不,是再一次禮貌地再感謝對方:

A)反正就是多謝你 for anything:
「Thanks in advance. 」或
「Thank you for your patience and cooperation. 」或
「Thank you for your consideration.」

B) 然後 「有任問題歡迎跟我說」 :
「If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.」 或
「If you need any information, please feel free to let me know.」

C)  再來,就是提醒對方我等著你的回信 (算是正式且有禮貌的要求結尾句):
「I look forward to hearing from you.  」或
「I look forward to your reply. 」

D)   客氣說話,祝福語:
「Have a wonderful day! 」或
「Have a nice evening!」

5. 最後,結尾辭

「Best regards」 最正式的說辭/詞 (求正字?)。
「Sincerely」
「Thank you」(如果正文中打太多thank you, 就不會用;但如果正文没有太多虛話就打這個作結尾,當順便say thank you)

非正式,隨意些的:
「Best wishes」
「Cheers」

6. 最後。。。
哪來的第6點?嘻,這是提醒各位,在按下傳送鍵之前,再檢查一次電子郵件中的串法/拼寫,語法,附件附了没有!


其實外國人真的很友善,有人說是虛偽,我不知他們有幾成真假,總之大部份人都表現得好友善的;這不能一概而論好與不好,加上,這是他們的文化,他們學的就是這套,對他們來說,可能不存在虛偽的問題,他們只知道這是禮貌的表現,要這樣做而已。
就像,天天見面,都要問一句「How are you? 」然後「Thank you for asking」
就算街上,不認識的,也會笑著打個招呼,甚至閒聊兩句。
我是傾向喜歡他們這套的,因為這讓我覺得世界很美好!


同場加映:I look forward to 與 I am looking forward to 的分別

我本來以為只是tense的分別,原來是formal與否的分別!
這是正式的:
I look forward to hearing from you.

這是informal,more friendlier :
I’m looking forward to hearing from you.

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